ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN
Drs. Wijono
ADMINISTRASI KEUANGAN
Keuangan merupakan masalah yang sangat penting bagi terselenggaranya kegiatan di sekolah. Di dalam pengertian umum keuangan yang errat hubungannya dengan pembiayaan kegiatannya meliputi tiga hal, yaitu : penyusunan anggaran (budgeting), pembukuan (accounting), dan pemeriksaan (auditing).
1. Penyusunan anggaran
Di sekolah harus ada kegiatan penyusunan anggaran yang hasilnya menjadi suatu Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS). RAPBS ini harus dibuat untuk diterapkan dalam suatu periode tertentu. Umumnya satu tahun ajaran mempunyai satu RAPBS, sehingga akan ada RAPBS tahun ajaran 1988, RAPBS tahun ajaran 1989, dan seterusnya.
Dalam RAPBS tersebut uang masuk dalam satu tahun dan dari mana asalnya harus ditentukan. Uang keluar untuk apa saja dan berapa besar yang dikeluarkan. Pengeluaran untuk belanja sekolah dapat berupa :
a. Gaji dan honorarium guru dan pegawai sekolah
b. Perlengkapan dan pemeliharaan bangunan sekolah
c. Alat-alat pelajaran dan pemeliharaannya
d. Perlengkapan administrasi sekolah
e. Kegiatan-kegiatan pengajaran
f. Transportasi
g. Kesejahteraan
h. Kegiatan pengabdian pada masyarakat
i. Pengembangan profesi guru
j. Kegiatan olahraga
k. Tes hasil belajar
l. Evaluasi tahap akhir (Ebta)
m. Lain-lain.
Untuk masing-masing perencanaan anggaran pengeluaran perlu diberi cadangan biaya agar dalam pelaksanaannya tidak mengalami kekurangan perhitungan. Adapun uang masuk diperkirakan dari Pemeritah, dari SPP, dari yayasan (bagi sekolah swasta), dan sumber lain yang dibenarkan oleh peraturan yang belaku.
2. Pembukuan
Pengurusan pembukuan meliputi dua hal, yaitu pertama pengurusan yang menyangkut kewenangan menentukan kebijakan menerima dan mengeluarkan uang. Pengurusan kedua, menyangkut urusan tindak lanjut dari urusan yang pertama, yaitu menerima, menyimpan, dan mengeluarkan uang. Urusan kedua ini sering disebut pengurusan bendahara.
Sesuai denga yang disebutkan dalam ICW (Indische Comptabilitiest Wet, yang kemudian diubah menjadi Indonesische Comptabilitiets Wet, Peraturan Akkuntansi, Peraturan tentang Perbendaharaan yang berlaku di Indonesia) pasal 77, Bendaharawan adalah orang atau badan yang oleh negara diserahi tugas menerima, menyimpan, dan membayar atau mengeluarkan uang atau surat berharga dan barang-barang yang termasuk di dalam pasal 55, ICW, sehingga dengan jabatannya itu ia atau mereka mempunyai kewajiban mempertanggungjawabkan apa yang menjadi urusannya kepada Badan pemeriksa Keuangan (BPK).
3. Pemeriksaan
Yang dimaksud dengan pemeriksaan (auditing) adalah semua kegiatan yang menyangkut pertanggungjawaban penerimaa, penyimpanan, dan pembayaran atau penterahan uang yan dilakukan oleh bendaharawan kepada pihak-pihak yang berwenang. Bagi unit-unit yang berada dalam depertemen, mempertanggungjawabkan keuangan ini kepada BPK melalui departemennya masing-masing.
Pemeriksaan sangat penting dan bermanfaat sekurang-kurangnya untuk empat pihak, yaitu pertama bagi bendaharawan dapat mengetahui denganjelas batas wewenang dan kewajibannya serta ada kontrol bagi dirinya; kedua, bagi lembaga yang bersangkutan dapat memungkinkan adanya sistem kepemimpinan terbuka dan tidak menimbulkan rasa criga-mencurigai serta ada arah yang jelas dalam menggunakan uang yang diterima; ketiga, bagi atasannya dapat mengetahui bagian anggaran yang telah dilaksanakan dan tingkat keterlaksanaan serta hambatan-hambatan yang berguna untuk penyusunan anggaran tahun ajaran berikutnya; keempat, bagi Badan Pemeriksa Keuangan ada patokan yang jelas dalam melakukan pengawasan terhadap uang milik negara dan ada dasar yang tegas untuk mengambil tindakan apabila terjadi penyelewengan.
(1989:159-161)
ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Dasar Teoritis Untuk Praktek Profesional
Prof. Dr. Oteng Sutisna M.Sc.Ed
Perhatian utama administrator sekolah hendaknya senantiasa dipusatkan pada peranannya yang sentral dalam memelihara, memperlancar, dan meningkatkan pengembangan program, mutu dan relevansi pengajaran, dan kesempatan pendidikan. Tapi sekarag pertumbuhan cepat sekolah-sekolah sedang meminta perhatian terhadap peranan adminstrator dalam mengelola sejumlah besar uang yang berpautan dengan operasi sekolah. Di sekolah-sekolah yang todak memilki seorang tenaga keuangan, kepala sekolah memilkul tanggung jawab tentang penanganan banyak kewajiban yang bersifat bisnis secara efisien. Termasuk dalam kewajiban ini tanggung jawab tentang pembuatan anggaran belanja, pembukuan keuanngan, pengelolaan keuangan ekstrakurikuler, pengelolaan perlengkapan dan perbekalan, dan pemeliharaan perpustakaan. Kebutuhan akan seorang petugas khusus yang bertanggung jawab tentang urusan keuangan sekolah diakui, terutama di sekolah-sekolah yang besar.
Walaupun para administrator sekolah sependapat bahwa fungsi keuangan hendaknya sekunder terhadap maksud utama untuk memajukan kurikulum dan pengajaran, belakangan ini telah menjadi semakin penting. Pengetahuan dan teknik-teknik yang diperlukan untuk menjadi seorang manajer keuangan sekolah yang efektif telah berkembang jauh. Seorang administrator sekolah tidak dapat menghindari tanggung jawabnya di bidang ini, karena pekerjaan dan reputasinya bergantung pada ketelitian dalam menajemen keuangan itu. Administrator sekolah bisa mengerjakan banyak dari tanggung jawab ini, tapi efektifitas dari penyerahan dan ketrampilannya dalam menangani masalah-masalah yang tidak dapat tidak akan muncul. Bab ini mencoba untuk menerangkan aspek-aspek pokok dari manajemen keuangan sekolah itu.
Pembuatan Anggaran Belanja
Administrasi sekolah yang baik meminta anggaran belanja yang direncanakan dengan teliti dan penggunaannya yang efektif. Pada dasarnya anggaran belanja adalah suatu pernyataan sumber-sumber keuangan yan terurai yang perlu untuk melaksanakan berbagai program sekolah selama perode satu tahun fiskal. Proses pembuatann anggaran pendidikan melibat penentuan pengeluaran maupun pendapat yang bertalian dengan keseluruhan operasi sekolah.
Pengeluaran
Penentuan pengeluaran biaya pendidikan melibat pertimbangan tentang tiap kategori anggaran belanja yang berikut :
1) Pengawasan umum. Dalam kategori ini termasuk sumber-sumber keuangan yang ditetapkan bagi pelaksanaan tugas-tugas administratif dan managerial. Gaji para administrator, para pembantu administratif, serta biaya perlengkapan kantor dan perbekalan, semuanya tercakup dalam kategori pengawasan umum.
2) Pengajaran. Kategori ini meliputi gaji guru dan pengeluaran bagi buku-buku pelajaran, alat-alat, dan perlengkapan yang diperlukan dalam pengajaran. Biasanya kategori ini merupakan 70-75 persen dari keseluruhan anggaran belanja.
3) Pelayanan bantuan. Pengeluaran yang bertalian dengan pelayanan-pelayanan kesehatan, bimbingan, dan perpustakaan termasuk dalam kategori ini.
4) Pemeliharaan gedung. Penggantian dan perbaikan perlengkapan, pemelharaan gedung dan halaman sekolah adalah contoh-contoh bagian dari kategori ini.
5) Operasi. Biaya telpon, air, listrik, sewa gedung dan tanah, dan gaji personil pemeliharaan gedung termasuk dalam kategori ini.
6) Pengeluaran tetap pengeluaran modal, jasa hutang, dan perkiraan pendapatan.
Kategori-kategori anggaran belanja ini merupakan bagian-bagian penting dari anggaran belanja dari suatu unit administratif sistem sekolah ditingkat mikro (misalnya anggaran belanja pendidikan dasar di suatu wilayah sekolah. Para kepala sekolah tidak mempunyai tanggung jawab tentang pengelolaan anggaran belanja ini. Tanggung jawab sekolah hanya mengenai dana-dana untuk pengeluaran kecil : untuk menutup biaya telpon, air, listrik, dan pembelian serta pemeliharaan kecil yang perlu bagi operasi sekolahnya. Ia mengadministrasi dana-dana ini dan membukukannya secara periodik.
Pendapatan
Sumber-sumber pendapatan juga harus dipertimbangkan dalam proses pembuatan anggaran belanja itu. Pendapatan sekolah pemerintah biasanya diperoleh dari sumber-sumber keuangan pemerintah sendiri, apakah itu dari pemerintah pusat, pemerintah daerah, atau dari keduanya, dan dari orang tua murid (SPP dan sumbangan-sumbangan lain). Pendapatan sekolah-sekolah swasta diperoleh dari sumber-sumber sendiri, dari orang tua murid, dan bisa pula dari pemerintah dalam bentuk bantuan kepada sekolah swasta.
Managemen keuangan yang efektif di sekolah-sekolah meminta pengetahuan tentang sumber-sumber pendapatan yang tersedai bagi sekolah-sekolah dan tentang metoda-metoda penggunaan dana-dana ini bagi keuntungan yang sebesar-besarnya. Karena usul-usul buat pengembangan atau penyesuaian program, tak dapat tidak, menimbulkan pertanyaan tentang biaya, administrator sekolah membutuhkan kecakapan dalam memajukan usul-usul untuk pengeluaran uang, dalam menterjemahkan usul-usul itu dalam kata-kata keuangan, dan dalam menunjukkan sumber-sumber pendapatan yang tersedia. Pembuatan yang kompeten meliputi pengelolaan secara efisien dana-dana yang dieroleh dari pendapatan intern seperti dana-dana yang berasal dari SPP, dari BP3, dan dari kegiatan-kegiatan ekstrakurikuler.
Keterlibatan Kepala Sekolah dalam Persiapan Anggaran Belanja
Nampaknya ada kecenderungan di wilayah-wilayah sekolah ke arah keterliatan kepala sekolah yang lebih besar dalam penyusunan anggaran belanja sekolah. Terutama ini benar di wilayah-wilayah dimana sekolah-sekolah dipakai sebagai unit dasar dalam mempersiapkan anggaran belanja seluruh daerah. Dalam keadaan serupa ini, kepala sekolah terlibatsepenuhnya dalam semua aspek dari persiapan anggaran belanja sekolah. Partisipasi aktif dalam penyusunan anggaran belanja sekolah menuntut pengetahuan dan kemampuan perencanaan di pihak para kepala sekolah. Anggaran belanja itu hendaknya dilihat sebagai salah satu instrumen dengan mana sekolah bisa mencapai tujuan-tujuannya.
Anggaran belanja ialah suatu ungkapan kebijaksanaan. Ia meneteapkan komitmen dan dukungan kepada tujuan yang hendak dicapai dalam kata-kata rupiah. Formulasi tujuan-tujuan pendidikan yang jelas dan hal yang menyusun program-program yang berarti adalah syarat-syarat bagi partisipasi yang efektif dalam penyusunan anggaran belanja. Proses penyusunan anggaran belanja itu pada hakikatnya melibat penterjemahan kegiatan-kegiatan termasuk program pemeliharaan, program perbaikan, administrasi, pengajaran, operasi, dan pelayanan ke dalam istilah-istilah keuangan yang menetapkan komitmen kepada pengejaran tujuan-tujuan pendidikan dan maksud-maksud pemeliharaan organisasi dua-duanya.
Partisipasi yang efektif dalam pembuatan anggaran belanja sekolah meminta tidak saja ketajaman wawasan bisnis tapi juga suatu konsepsi yang jelas tentang tujuan-tujuan instruksional serta program-program pendidikan yang perlu bagi pencapaiannya. Sifat tujuan program dan faktor seperti jumlah murid menjadi pertimbangan pokok dalam bergerak dari konsepsi program kepada pertimbangan anggaran belanja.
Jadi, efektivitas pembuatan anggaran belanja meminta pengembangan kemampuan administratif mengenai sejumlah dimensi perbuatan adminstratif :
1) Penetapan tujuan dalam hubungan dengan maksud-maksud pendidikan di sekolah-sekolah. Perumusan tujuan adalah suatu keharusan bagi persiapan anggaran belanja yang efektif.
2) Terjemahan tujuan ke dalam program pendidikan. Konseptulisasi dan formulasi program-program yang ditujukan kepada implementasi tujuan-tujuan instusional merupakan dimensi yang berarti dari perbuatan adminstratif dan membawa implikasi penting bagi kebutuhan akan anggaran belanja.
3) Penentuan sumber daya manusia dan materiil yang perlu bagi implementasi program-program pendidikan yang diinginkan. Termasuk didalamnya ialah konsep-konsep yang jelas tentang kebutuhan mengenai : (a) jumlah staf dan kemampuan-kemampuan; (b) gedung dan fasilitas fisik lainnya; (c) perlengkapan dan perbekalan; (d) pelayanan bantuan, operasi, dan pemeliharaan; dan (e) pelayanan administratif.
4) Pembuatan perkiraan anggaran belanja dengan teliti. Kemampuan untuk menterjemahkan program-program pendidikan ke dalam ekuivalensi keuangan adalah penting dalam penyusunan anggaran belanja.
Kegiatan membua anggaran belanja bukan pekerjaan rutin ataupun mekanis. Ini melibat pertimbangan tentang maksud-maksud dasar dari pendidikan dan program-program. Dilihat dalam perspektif ini pembuatan anggaran belanja membuka jalan bagi pengembangan dan penjelasan konsep-konsep tentang tujuan-tujuan pendidikan yang diinginkan, dan bagi merancang cara-cara bagi pencapaiannya.
Analisa Harga
Analisa harga (cost analyses) dan penelitian terhadap berbagai aspek dari pengeluaran sekolah bisa dipaki buat keuntungan dalam pembuatan putusan yang baik dalam perkara-perkara anggaran belanja.
Perbandingan harga dengan sekolah-sekolah yang serupa di daerah lain juga bisa berguna sejauh perbandingan ini tidak dipaki semata-mata sebagai alat untuk melindungi keadaan yang ada. Pengalaman menunjukkan bahwa biaya yang bertalian dengan pengajaran pada umumnya berkisar antara 70-75 persen dari seluruh anggaran belanja, sedangkan kategori-kategori anggaran belanja lainnya berkisar antara 1-10 persen. Penyimpangan ekstrim dari norma-norma ini biasanya menunjukkan : (a) hadirnya kondisi pendidikan yang luar biasa, atau (b) alokasi anggaran biaya yang tidak memadai disebabkan terbatasnya anggaran belanja pendidikan secara keseluruhan dari pemerintah.
Karena sekolah-sekolah negeri diharapkan akan menyelaraskan diri dengan anggaran belanja tahunan, analisa harga dalam pembuatan anggaran belanja adalah maha penting. Penambahan anggaran belanja bagi sekolah-sekolah negeri bisa diharapkan jika keadaan ekonomi bertambah baik atau jika sektor pendidikan memperoleh alokasi yang lebih besar dari Anggaran Pembangunan dan Belanja Negara.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar